Văn phòng Trung ương Đảng ban hành Hướng dẫn 16-HD/VPTW ngày 23/02/2023 về việc ghi biên bản các hội nghị cấp uỷ, tổ chức đảng.

Theo đó, tất cả các hội nghị cấp uỷ, tổ chức đảng đều phải ghi biên bản.

Bên cạnh đó quy định bố cục của biên bán gồm 5 phần, cách ghi như sau:

- Phần mở đầu: Ghi rõ thời gian, địa điểm tiến hành hội nghị; nội dung của hội nghị; họ và tên, chức vụ của người chủ trì, người ghi biên bản... (nếu có).

- Phần thứ nhất - thành phần hội nghị: Ghi rõ thành phần tham dự hội nghị, bao gồm:

+ Đại biểu chính thức

+ Đại biểu mời dự

+ Thông tin về cơ quan báo chí, truyền hình đưa tin... (nếu có).

- Phần thứ hai - diễn biến hội nghị: Ghi chi tiết diễn biến hội nghị, ý kiến đề nghị tập trung thảo luận, ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận, các vấn đề phát sinh trong hội nghị.

Đối với các dự thảo báo cáo, đề án... trình bày tại hội nghị có văn bản thì biên bản có thể ghi "có văn bản kèm theo".

Đối với các vấn đề hội nghị biểu quyết, biên bản ghi rõ hình thức biểu quyết (bỏ phiếu, giơ tay, ấn nút điện tử...), số uỷ viên có mặt,.... Riêng hình thức bỏ phiếu thì lập biên bản kiểm phiếu riêng và ghi "có biên bản kiểm phiếu kèm theo".

- Phần thứ ba - kết luận hội nghị: Ghi ý kiến kết luận của người chủ trì hội nghị. Mỗi vấn đề kết luận ghi thành mục riêng.

Phần kết thúc hội nghị: Ghi rõ thông tin về ngày, giờ bế mạc và các thủ tục khác (nếu có).

Xem chi tiết Mẫu Biên bản hội nghị kèm theo Hướng dẫn 16-HD/VPTW năm 2023.